INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ETAPA 3 - ELABORAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE
GESTÃO DE DOCUMENTOS
DESCRIÇÃO DA ETAPA:
Consiste na elaboração dos principais instrumentos para se organizar e destinar (preservar ou eliminar) corretamente os documentos produzidos e/ou recebidos pelos Ministérios.
ENRIQUECENDO O ENTENDIMENTO
O grande volume e variedade de informações produzidas e registradas diariamente pelo Ministério do Desenvolvimento Regional - MDR, tanto em suporte papel quanto no meio digital, para o cumprimento de suas obrigações legais ou condução das suas atividades, constituem o seu valioso acervo arquivístico. Gerir e preservar adequadamente estas informações significa torná-las acessíveis para uso do próprio Ministério e para o cidadão, permitindo proteger direitos e deveres e salvaguardar a identidade nacional.
Nos diversos setores e unidades do MDR, apesar das normas e regras existentes, os documentos ainda são nomeados e arquivados de acordo com as preferências dos servidores e, muitas vezes, de forma duplicada. A impossibilidade atual do gerenciamento do ciclo de vida faz com que os dos documentos sejam mantidos por longos períodos de forma desnecessária. Nos casos em que os documentos se tornam parte em litígio, o Ministério acaba por gastar e envolver mais pessoal para localizar os registros. Por fim, foram relatados diversos casos em que o MDR não consegue localizar os documentos demandados, ocasionando gastos com sua recriação e penalidades impostas pelos Órgãos de Controle.
Na outra ponta dos problemas indicados está o desafio da redução dos custos dessas operações, principalmente os desembolsos resultantes das ações de guarda e de acesso aos documentos em forma analógica (papel). E, apesar dos investimentos já realizados, o MDR ainda não consegue acessar de forma plena a maioria das informações que precisa – no momento exato – para a tomada de decisão crítica de seus negócios. Os reflexos que essas situações descritas provocam no Ministério são a insegurança na tomada de decisões, a lentidão dos procedimentos internos e a ineficiência/ineficácia do aparelho burocrático.
Para reverter parte desses problemas é necessário dotar o Ministério de instrumentos eficientes que possibilitem a correta organização, avaliação e destinação do acervo, com a determinação legal das informações que poderão ser eliminadas e quais serão preservadas. Nesse sentido, é imperativa a elaboração e oficialização do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos no âmbito do MDR, instrumentos essenciais para a correta gestão informacional.
OBJETIVO
O principal objetivo da etapa está na criação dos Instrumentos de Gestão de Documentos dos Ministérios (MIDR e MCID) e do Ministério do Desenvolvimento Regional, sendo eles:
Código de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento e informação de arquivo produzida ou acumulada pelos setores e unidades dos Ministérios. A classificação possibilitará a recuperação do contexto original de produção dos documentos, ao mesmo tempo em que dará visibilidade às funções e atividades dos Ministérios responsáveis pela produção desses documentos. Também fornecerá subsídios essenciais para a avaliação dos documentos, bem como a padronização da denominação dos documentos, conferindo assim maior agilidade no acesso aos acervos e às informações neles registradas.
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos: instrumento arquivístico resultante do processo de avaliação documental realizado na Instituição, que tem por objetivo definir os prazos de guarda e destinação final dos documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Uma vez aprovado e oficializada sua adoção, esse Instrumento permitirá ao Ministério preservar os documentos com valor probatório, informativo ou histórico, bem como realizar a eliminação segura e legal dos documentos que já não possuem valor para guarda, sem que haja prejuízo à Administração Pública ou à memória social do Órgão.
CRONOGRAMA: 11 (meses), detalhado conforme abaixo:
EQUIPE UNB
Professor Orientador: Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa e Dr. Rogerio Henrique de Araújo Júnior
Pesquisador Responsável (Scrum Master): Carlos Henrique de Oliveira Leite
Coleta de Dados: Isabelle Boaventura, Maria Ferreira e Rejane Soares Canuto
Processamento de Dados: Prof. Renato Sousa, Carlos Leite e Rejane Canuto
FLUXO RESUMIDO DA ETAPA
FLUXO DETALHADO DA ETAPA
LEVANTAMENTO DE INSUMOS DOCUMENTAIS E REFERENCIAIS
DESENVOLVIMENTO DE BASE DE DADOS UNIFICADA
Visando centralizar as análises dos instrumentos, a equipe optou por registrar todos os dados coletados em uma única base de dados, prevendo, sempre que possível, entradas padronizadas dos termos em relação à pesquisa.
Essa centralização dos dados nos padrões de “linhas e colunas” auxilia nos recortes das pesquisas, permitindo o aprofundamento da análise em cada uma das categorias estudadas.
ANÁLISE HISTÓRICA DO MINISTÉRIO
Um dos grandes desafios na estruturação de instrumentos arquivísticos está em conseguir abranger, de forma simples e intuitiva, todo à variedade do acervo documental produzido e acumulado por uma instituição ao longo de sua existência. A maioria das análises funcionais, método utilizado para identificação das funções e atividades institucionais, utiliza como fonte apenas os documentos normativos e organizativos vigentes, bem como amostragens de tipos documentais atuais. Esse método, entretanto, tem se mostrado pouco eficiente para órgãos que precisem classificar documentos com datas-limites abrangentes, como o Ministério, pois o instrumento criado não conseguirá abarcar o rol de atividades, termos e documentos anteriores aos das fontes pesquisadas.
Assim, busca-se a ampliação dessa análise por meio do estudo do histórico da evolução dos Ministérios, levantando e correlacionando as competências dos órgãos.
ANÁLISE DA NATUREZA E COMPETÊNCIA DO MINISTÉRIO
Neste tópico serão identificadas e registradas as principais competências previstas nos Decretos de criação e regimentos internos dos Ministérios da Integração, Cidades e do Desenvolvimento Regional ao longo de suas existências. Essas informações, dentro do modelo metodológico utilizado para elaboração dos Instrumentos, permitirá visualizar a atuação formal (legal) dos Ministérios e, consequentemente, a forma em que os documentos e informações eram e são produzidas e acumuladas, já que entende-se que os documentos são os produtos ou resultados da atuação dos órgãos.
Ver Base de Dados Unificada (Tópico 2).
ANÁLISE DA ESTRUTURA ADMINISTRATIVA DO MINISTÉRIO
Neste tópico serão analisadas e incorporadas ao estudo as unidades administrativas (setores) produtores de documentos e informações finalísticas previstas nos Decretos de criação dos Ministérios. Esse recorte estrutural permite entender corretamente a área de atuação de cada um das unidades e suas respectivas evoluções (modificações e reestruturações) ao longo do tempo, além de facilitar a didática explicativa da proposta classificatória aos usuários dos Instrumentos.
ANÁLISE DAS ATRIBUIÇÕES RELACIONADAS (REGIMENTOS INTERNOS DAS SECRETARIAS)
Neste tópico, para cada unidade de classificação do CCD, foi atribuído um ou mais incisos dos Regimentos Internos das unidades administrativas identificadas. Assim, analisou-se como cada atribuição das unidades administrativas identificadas estavam representadas e se havia atribuição das unidades administrativas não representadas no instrumento.
ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO (TAXONOMIA)
A proposta de utilização da arquitetura informacional do site como fonte para elaboração dos Instrumentos se deve a possibilidade de correlacionar os parâmetros e padrões taxonômicos utilizados pelo Órgão na construção dessas páginas web com a estrutura do Código de Classificação de Documentos.
Entendemos que o site institucional é a porta de entrada no relacionamento com os usuários e cidadãos e que, por padrão, são estruturados de forma a demonstrar, entre outras informações, as ações e atividades desempenhadas pela instituição. A organização das informações nos sites podem ser apresentadas de diferentes maneiras e cabe à arquitetura da informação, por meio de seus profissionais, identificar a melhor forma de organizar e apresentar todas as partes constituintes desse sistema informacional.
À correlação entre a arquivologia e à arquitetura da informação, nessa proposta de modelo, está ligada às possibilidades de organização esquemática das estruturas informacionais por meio da utilização de hierarquias e taxonomias, sendo, ao nosso ver, esses dois aspectos, mesmo tendo objetos e fins diferentes, comuns. Nas considerações de Luciane Baratto Adolfo e Rita de Cássia Portela da Silva (Arquivística.net, Rio de Janeiro, v.2, n.1, p.34-51, jan./jun. 2006)
A diferença entre as informações tratadas por arquivistas e arquitetos da informação é compreensível e incontestável. Porém, existem pontos de convergência, não apenas quanto ao objeto como também quanto a finalidade: dar o acesso à informação. Estas áreas buscam da mesma maneira a organização das informações para futura disponibilização aos usuários.
Ver Base de Dados Unificada (Tópico 2).
CADEIA DE VALOR (MACROPROCESSOS E PROCESSOS DE NEGÓCIO)
O alinhamento da modelagem de processos e de seus resultados, como os macroprocessos e processos de negócio, com os instrumentos de gestão de documentos tem apresentado importantes resultados ao unificar e padronizar os fluxos de trabalho e de produção informacional nas organizações.
Tal abordagem vem sendo trabalhada pelo Arquivo Nacional e foi tema do Workshop: Cadeia de valor como base para elaborar instrumentos de gestão de documentos (2020), tais como visualizado abaixo:
Se compararmos a estrutura de processos com a hierarquia dos instrumentos funcionais, fica explícita a possibilidade desse relacionamento e equiparação. Há que se ressaltar a importância da comunicação da área de gestão de documentos com as áreas de processos e de tecnologia da informação nas instituições,.
Assim, torna-se evidente a importância da análise e comparação do instrumento de gestão de documentos com outras estruturas organizacionais importantes na instituição como a Cadeia de Valor, visando um sistema de gestão de documentos orgânico, acessível e aplicável em todo o órgão.
IDENTIFICAÇÃO DOS PRAZOS PRESCRICIONAIS E PRECAUCIONAIS
Tópico destinado ao levantamento de legislações internas e externas relacionadas às unidades de classificação dos Instrumentos criados. Visa identificar se essas legislações apontam os prazos prescricionais (extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos) para os documentos produzidos em decorrência das atividades identificadas.
TESTE DA ESTRUTURA CLASSIFICATÓRIA CRIADA NA DOCUMENTAÇÃO
Após a elaboração de minuta de Código de Classificação de Documentos, a equipe de pesquisadores da UnB realizará alguns testes numa amostra de documentos em suporte papel (constantes no Arquivo Central do Ministério) e digital (constantes no Sistema Eletrônico de Informações – SEI e em Sites dos antigos Ministério da Integração e Cidades e do atual Ministério do Desenvolvimento Regional).
A análise dos documentos inclui-se como importante fator validador da estrutura apresentada em um Plano de Classificação de Documentos, visto que o modelo classificatório, em particular o funcional, ao se desdobrar até o nível de atividade, último nível antes dos documentos na hierarquia classificatória, permite à evidenciação de toda cadeia relacional do Instrumento analisado. Nesta abordagem, não poderá existir um documento sem estar relacionado à uma função/atividade. Do mesmo modo, não poderá existir uma função/atividade sem que se tenha um documento à ela relacionada. À existência de qualquer uma dessas possibilidades (função/atividade sem documento ou documento sem estar vinculado à uma função/atividade) demonstraria incongruências e à necessidade de atualização ou revisão do Plano de Classificação de Documentos.
VALIDAÇÃO DOS INSTRUMENTOS COM ÀS ÁREAS DE NEGÓCIO DO MINISTÉRIO
Para elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos é essencial o envolvimento, participação e cooperação de membros e gestores das Secretarias, Diretorias e Coordenações, conhecedores das atividades-fim do Ministério (especialistas das unidades administrativas do Ministério).
Nesse sentido, buscou-se o desenvolvimento de atividades de sensibilização (alinhamento da dinâmica do trabalho, da metodologia, ferramenta de interação, dos conceitos técnicos utilizados, objetivos e benefícios para os setores e servidores) com as áreas de negócios responsáveis pelas atividades finalísticas do Ministério, bem como estabelecimento de entrevistas para que tais áreas pudessem avaliar se as funções e atividades identificadas nos estudos realizados (constantes nos tópicos anteriores) correspondiam de fato à realidade.
Para tal, foi utilizado um aplicativo interativo de mapeamento mental online, que permitia aos entrevistados visualizar, compartilhar e apresentar seus pensamentos (contribuições) por meio da nuvem, conforme consta na imagem abaixo:
Imagem 1: Mapa Mental dos CCDs do MI, MCidades e MDR.
Em tela os desdobramentos da Classe 200 do MI - Gestão de Riscos e Desastres
Essa dinâmica permitiu, além da realização de testes de usabilidade do instrumento (facilidade dos usuários em utilizar os termos e hierarquia proposta), identificar equívocos relacionais na estrutura, legislações e complementações descritivas de títulos e notas explicativas das unidades, bem como atividades ainda não mapeadas no estudo.
Conheça aqui as áreas finalísticas do Ministério responsáveis pela validação do Instrumento.
APROVAÇÃO DOS INSTRUMENTOS PELA CPAD
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) do MCID/MIDR, grupo multidisciplinar encarregado pela elaboração e atualização do Código de Classificação de Documentos (CCD), a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) terá papel preponderante na análise e aprovação definitiva das minutas dos Instrumentos criados.
O Projeto de Pesquisa UnB/MCID/MIDR se restringirá a concepção de modelo ao Ministério para que esse, por meio de suas áreas técnicas e de negócio, elabore, aprove e atualize, sempre que necessário, seus Instrumentos. Nesse sentido, serão mantidos constantes diálogos com a CPAD sobre os resultados da pesquisa e para apreciação técnica desse colegiado.
Conheça aqui a CPAD e suas atribuições e responsabilidades na aprovação dos Instrumentos criados.
SUPORTE NAS TRATATIVAS COM O ARQUIVO NACIONAL
Um dos grandes desafios na elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos está em conseguir a sua aprovação definitiva pelo Arquivo Nacional - AN, órgão responsável pela gestão, preservação e difusão de documentos da Administração Pública Federal.
Essa atividade, exclusiva dos Projetos de Pesquisa, é destinada a ajudar a Divisão de Documentação e Informação - DDI nas respostas e fundamentações necessárias para os apontamentos realizados pelo AN nos Instrumentos até a sua aprovação.
Conheça aqui o papel do Arquivo Nacional e os trâmites necessários aprovação oficial dos Instrumentos.
