PROJETO DE PESQUISA
O diagnóstico da situação arquivística como fundamento para construção dos instrumentos de gestão de documentos e tratamento documental dos acervos do MCID/MIDR
Aqui você encontra tudo sobre o Projeto de Pesquisa do MCID/MIDR em parceria com a UnB
OBJETIVO DO PROJETO DE PESQUISA
Desde 2010, à época com o apoio do Centro de Desenvolvimento Tecnológico - CDT da Universidade de Brasília - UnB, a Faculdade de Ciência da Informação - FCI/UnB tem desenvolvido diversos Projetos de Pesquisa para o aprimoramento da interação sociedade e academia, propiciando aos discentes e docentes atuação direta no desenvolvimento da metodologia de gestão, preservação e acesso aos documentos.
Neste sentido, após anos de negociação, o Ministério e a UnB celebraram um Termo de Execução Descentralizada - TED para que o Ministério possa resolver questões técnicas e científicas relacionadas à gestão arquivística da informação do citado Órgão e, por sua vez, a Universidade possa utilizar a oportunidade como espaço de pesquisa, aprendizagem e contribuição acadêmica a seus alunos e à sociedade como um todo.
O objetivo deste Projeto consiste no desenvolvimento de pesquisa metodológica para a construção de um modelo de diagnóstico da situação arquivística em organizações públicas. Além disso, busca-se a partir das informações coletadas a elaboração mais consistente de instrumentos de gestão de documentos do Ministério do Desenvolvimento Regional, incluindo a validação, consolidação e eventuais ajustes, com base na aplicação prática dos citados instrumentos no tratamento arquivístico de amostra do acervo do Órgão.
Etapas do Projeto de Pesquisa e seus principais entregáveis
ETAPA 2 - DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Por meio do diagnóstico arquivístico será possível conhecer a realidade atual da gestão de documentos do MDR, o que permitirá definir metas, objetivos e promover um processo de mudança da situação atual para uma situação futura melhor. Clique aqui e conheça o diagnóstico arquivístico.
ETAPA 3 - ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
Dentre os instrumentos de gestão arquivística, dois se destacam quando se fala na simplificação e na racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos e das informações. Trata-se do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
Com a elaboração e implementação dos citados instrumentos, é possível organizar cientificamente o acervo documental, garantindo a recuperação e o acesso efetivo às informações, reduzindo a massa documental acumulada por meio do processo de avaliação e consequente eliminação legal de documentos desprovidos de valor arquivístico, permitindo um olhar adequado para a memória institucional, presente nos arquivos de guarda permanente. Clique aqui, para conhecer o processo de elaboração dos instrumentos de gestão arquivística.
ETAPA 4 - SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS
Não resta dúvida que o uso de um ferramental adequado e embasado por informações técnicas devidamente levantadas, é um grande diferencial na recuperação, acesso e preservação das informações arquivísticas.
Neste sentido, a parceria entre o MDR e a UnB prevê a criação de soluções simples, mas que tragam robustez suficiente para garantir uma boa recuperação e, automaticamente, um acesso adequado ao acervo. Para conhecer esta etapa do Projeto, basta clicar no link.
ETAPA 5 - TRATAMENTO DOCUMENTAL
A previsão de uma etapa de tratamento documental é de fundamental importância para verificar, na prática, se as ferramentas e inovações para a gestão arquivística de documentos, resultantes da parceria entre o MDR e a UnB, atingiram seus objetivos.
Para conhecer a frente de trabalho de tratamento documental, clique aqui.
MIDR e UnB Aditivam Projeto de Pesquisa
Em razão das análises realizadas durante a execução do Projeto original (Termo de Execução Descentralizada no 03/2021 e seu respectivo Plano de Trabalho), o MIDR, conjuntamente com a UnB, verificou a necessidade de aditamento do presente Projeto, com o acréscimos das seguintes etapas:
Etapa 6 - Tratamento emergencial do acervo da RENORT; e
Etapa 7 – Realização de oficinas de capacitação e transferência de conhecimento em Gestão Documental.
Outras ações paralelas que serão desenvolvidas no Projeto, especificadas no Termo Aditivo entre os itens descritos da Etapa 5, serão:
Desenvolvimento de modelo/metodologia para construção de indicadores de arquivo, de forma a permitir a mensuração de dados relacionados à gestão, preservação e acesso aos documentos;
Desenvolvimento de modelo/metodologia de construção de Plano de Gestão de Documentos e Arquivos (PGD) contendo a definição das estratégias, projetos e ações necessárias para garantir a adequada produção, classificação, tramitação, processamento técnico, difusão, avaliação, arquivamento, preservação e acesso aos documentos.
Observação: os modelos/metodologias constantes nos dois itens anteriores serão entregues em forma de base de dados a qual possibilitará a coleta, edição e apresentação de resultados.
ETAPA 6 - TRATAMENTO EMERGENCIAL DO ACERVO DA RENORT
Tratamento emergencial de um acervo composto por 11.650 (onze mil e seiscentas e cinquenta) caixas-arquivo, da Representação na Região Norte - RENORT, com aplicação dos instrumentos de gestão de documentos construídos a partir do modelo criado para o Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional, bem como aplicação do Código de Classificação de Documentos da área-meio em parcela do acervo administrativo, e indexação de dados dos documentos e de localização física do acervo na solução tecnológica prevista na Meta 4. Trata-se de um acervo que foi identificado como em risco, nos termos da “Meta 2 – Diagnóstico da Situação Arquivístico”, já concluída, exigindo ação de curto prazo pelo MIDR, sob pena de extravio de documentos públicos, o que provocaria descumprimento de preceito legal, conforme previsto na Lei 8.159/91.
ETAPA 7 - REALIZAÇÃO DE OFICINAS DE CAPACITAÇÃO
Realização de oficinas de capacitação para os servidores/colaboradores do MIDR para torná-los aptos para o tratamento da gestão de documentos arquivísticos no âmbito do Ministério e suas unidades descentralizadas. Clique aqui
