GERENCIAMENTO DO PROJETO DE PESQUISA
O Projeto UnB/MCID/MIDR será conduzido e implementado por meio da utilização das metodologias Ágeis.
As Metodologias Ágeis são um conjunto de técnicas que contribuem para o processo de gestão de projetos com maior agilidade, interação e entregas com prazos curtos. Por meio dessas abordagens os resultados poderão ser mensurados a cada entrega.
O modelo Agile é baseado em ciclos interativos e incrementais, trazendo flexibilidade e adaptabilidade ao projeto. Esse método buscará integrar a comunicação entre as equipes UnB e o MCID/MIDR seguindo um único objetivo, de forma e otimizar os processos e aumentar a eficiência dos resultados.
BENEFÍCIOS DAS METODOLOGIAS ÁGEIS
1. Adaptabilidade
Foco na correta apreensão dos problemas identificados no programa de gestão de documentos do MCID/MIDR. Etapas do processo em ciclos curtos, permite a compreensão e aplicação dos resultados de pesquisa.
2. Flexibilidade e produtividade
Com processos burocráticos reduzidos e controlados, as equipes de pesquisa têm maior autonomia e procedimentos mais simplificados, aumentando a produtividade e flexibilidade na busca de alternativas para solucionar problemas de forma assertiva.
3. Colaboração entre equipes
Envolver equipes é o objetivo dos métodos Ágeis. Grupos multidisciplinares devem trabalhar em conjunto na busca de soluções em um ambiente colaborativo e motivador. Afinal, o relacionamento no cotidiano cria laços entre as pessoas influenciando a pesquisa.
4. Comunicação
Outra vantagem é a comunicação do início ao fim do projeto. Dessa forma, será possível estabelecer o diálogo e troca de ideias entre as pessoas e melhorar a interpretação das informações, evitando ambiguidades durante o processo.
O USO DA FRAMEWORK SCRUM
Pilares do Scrum
Scrum é um conjunto de boas práticas empregado no gerenciamento de projetos complexos, em que não se conhece todas as etapas ou necessidades.
Focado nos membros da equipe, o Scrum torna os processos mais simples e claros, pois mantém registros visíveis sobre o andamento de todas as etapas.
Assim, os participantes sabem em que fase o projeto está, o que já foi concluído e o que falta ser feito para a sua entrega.
A metodologia também possibilita que produtos sejam apresentados em menor tempo, sem deixar de lado a qualidade.
Ela é aplicada a partir de ciclos rápidos, chamados sprints, nos quais há um tempo determinado para que as atividades sejam concluídas – geralmente, entre duas e quatro semanas.
Priorizando a criatividade e fluidez nos processos, o Scrum segue seis princípios:
Por possibilitar a correção de erros de maneira orgânica durante os sprints, o Scrum é considerado uma metodologia ágil.
Equipe de Gestão de Projetos UnB
Com base no Scrum, foram definidos papéis para a Equipe de Gestão do Projeto, por parte da Universidade, cabendo a gestão aos Professores Coordenador e Gestor. Embora não sejam papeis previstos na metodologia ágil, são exigências formais dos Projetos de Pesquisa desenvolvidos pela Universidade de Brasília. Aos Professores Coordenador/Gestor cabe toda a negociação envolvendo a viabilidade do Projeto de Pesquisa, dentre as quais, definição e eventuais ajustes no escopo dos entregáveis, metas e objetivos do Projeto, acompanhamento e controle da gestão administrativa e financeira do Projeto, orientação geral do Projeto, incluindo o direcionamento do Product Owner (P.O.) e, se necessário, dos Scrum Master, além do contato gerencial para tomadas de decisão junto ao Órgão parceiro, neste caso, o MCID/MIDR.
DOS PAPÉIS DA EQUIPE
O papel de Product Owner (P.O.) será desempenhado por uma pessoa com vasta experiência na gestão de projetos e com conhecimento científico na área de gestão arquivística da informação, cabendo-lhe o estabelecimento da visão e maximização do valor das entregas. Portanto, o P.O. estará sempre atento à gestão do Projeto, promovendo o alinhamento de todas as equipes Scrum, em apoio aos Professores Coordenador e Gestor, com vistas a garantir que a execução dos trabalhos estejam de acordo com os compromissos firmados junto ao MCID/MIDR.
Da mesma forma, cabe aos Arquivistas, aprovados em processo seletivo de Chamada Pública, tantos quanto necessários para atendimento das equipes Scrum, desempenhar o papel de Scrum Master de cada equipe, sendo um facilitador e líder da equipe Scrum que lhe for atribuída. A composição das equipes Scrum se dará por processo seletivo de consulta pública e, normalmente, envolverá pesquisadores e bolsistas graduandos, mestrandos e doutorandos da UnB ou de outras instituições de ensino superior, em áreas afins com o objeto de trabalho. O Scrum Master conduzirá e orientará a equipe Scrum a ele delegada com base na sua experiência prática na implementação da metodologia científica estabelecida pela Universidade de Brasília, realizando contato diário e reuniões rápidas de orientação e controle.
DOS PONTOS DE CONTATO
Coordenador
Prof. Dr. Renato Tarciso Barbosa de Sousa
Telefone: (61) 99221-9700
E-mail: renasou@unb.br
Gestor
Prof. Dr. Rogério Henrique de Araújo Júnior
Telefone: (61) 99221-9322
E-mail: araujojr@unb.br
Product Owner (P.O.) e
Scrum Master
Pesquisador Ariovaldo Dias Furtado
Telefone: (61) 99951-5095
E-mail: ariovaldo.furtado@gmail.com
Scrum Master
Pesquisador Carlos Henrique de Oliveira Leite
Telefone: (61) 992618006
E-mail: carloshunb@gmail.com
Scrum Master
Pesquisador Tael Michael da Cruz Sarmento
Telefone: (61) 99689-1058
E-mail: tael.projeto@gmail.com
DO FUNCIONAMENTO E ACOMPANHAMENO DAS FRENTES DE TRABALHO
As Frentes de Trabalho, entendidas como o conjunto de atividades a serem executadas com o objetivo de viabilizar os entregáveis ao Ministério, serão divididas, executadas e acompanhadas como se segue:
1. Gerenciamento do Projeto
Conduzido pelo Professor Coordenador e pelo P.O., com o apoio dos Arquivistas Scrum Master, compreenderá ao planejamento e acompanhamento da execução dos entregáveis firmados no Projeto assinado pelo Ministério e pela UnB, bem como a todas tomadas de decisão. Além do Professor Coordenador, do P.O. e dos Scrum Master, também participarão desta frente de trabalho, dois apoios administrativos, responsáveis por apoiar os processos de seleção de pesquisadores e bolsistas e pelo apoio na elaboração dos atos formais do Projeto. As atividades desta frente de trabalho serão realizadas de forma híbrida, em regime presencial no Ministério, sempre que necessário, em regime presencial em ambientes da UnB, ou na forma de teletrabalho, sempre que a atividade permitir. Esta frente de trabalho durará o tempo total do Projeto, ou seja, 25 (vinte e cinco) meses.
2. Diagnóstico da Situação Arquivística
Esta frente de trabalho contará com o acompanhamento e orientação do P.O., com a liderança da execução do Arquivista Scrum Master, visando a aplicação da metodologia de pesquisa da Universidade de Brasília, na identificação da real situação arquivística do Ministério. Além dos dois papéis anteriores, serão alocados dois bolsistas e, na medida em que se fizer necessário, um Arquivista, para o cumprimento de prazos e o alcance das metas em um padrão aceitável de qualidade. As atividades relacionadas a esta frente de trabalho serão realizadas de forma híbrida, com ações presenciais junto ao Ministério e na forma de teletrabalho, sempre que a atividade permitir. Esta frente de trabalho durará 4 (quatro) meses e terá seu início no segundo mês do Projeto.
3. Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos
A presente frente de trabalho terá o acompanhamento e a orientação do P.O., com a liderança da execução do Arquivista Scrum Master, visando a aplicação da metodologia de pesquisa da Universidade de Brasília, na elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim do Ministério. Além dos dos dois papéis já citados, comporão a a equipe, um Arquivista e dois bolsistas de graduação, com experiência na área. As atividades relacionadas a esta frente de trabalho serão realizadas de forma híbrida, com ações presenciais junto ao Ministério, envolvendo visitas técnicas e conversas com setores de trabalho do Órgão, sempre que necessário, e na forma de teletrabalho, caso a atividade assim permita. Esta frente de trabalho durará 12 (doze) meses e terá seu início no quinto mês do Projeto.
INFOGRÁFICO - ACOMPANHAMENTO DA EVOLUÇÃO DAS SOLUÇÕES TECNOLÓGICAS
4. Solução Tecnológica para Recuperação dos Documentos
Em se tratando da frente de trabalho de solução tecnológica, esta será acompanhada e orientada pelo P.O., e liderada em sua execução por um Arquivista Scrum Master, visando a construção de planilha de dados para otimizar e dar maior consistência à coleta de dados, à atualização e recuperação das informações contidas nos documentos objetos de testes a serem realizados no acervo composto por 5.002 metros lineares de documentos de arquivo (conforme etapa 5) que compõem os acervos do Ministério. As atividades relacionadas a esta frente de trabalho serão realizadas em laboratório da UnB. Esta frente de trabalho durará 4 (quatro) meses e terá seu início no quinto mês do Projeto .
5. Teste dos Instrumentos de Gestão de Documentos
No tocante à frente de trabalho de teste dos instrumentos de gestão de documentos, esta contará com o acompanhamento e orientada do P.O., a liderança de um Arquivista Scrum Master, com vasta experiência, vinte e seis bolsistas, dois Arquivistas e um apoio às atividades dos arquivistas, com o objetivo de cumprir os prazos e alcançar a meta de aplicar os códigos de classificação, aplicando prazos de temporalidade aos documentos, separando os passíveis de eliminação daqueles de guarda permanente, e entregar 5.002 metros lineares de documentos arquivisticamente tratados ao Ministério. As atividades relacionadas a esta frente de trabalho serão realizadas de forma presencial, em espaço a ser disponibilizado pelo Ministério. Esta frente de trabalho durará 22 (vinte e dois) meses e terá seu início no quarto mês do Projeto.
CRONOGRAMA GERAL E CALENDÁRIO DO PROJETO
Veja aqui o cronograma geral seguido do calendário de dias úteis de cada uma das Etapas do Projeto.