TESTE DOS INSTRUMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
SOBRE A ETAPA 5
A etapa 5 consiste no teste da consistência dos instrumentos de gestão de documentos no acervo sob custódia do Arquivo do Ministério.
Duração
22 meses
Tempo Transcorrido
22 meses
Metodologia:
- Aplicação dos códigos de classificação das áreas meio e fim em parcela amostral do acervo do Ministério do Desenvolvimento Regional de 5.000 metros lineares de documentos de arquivo, promovendo o tratamento técnico e transferência de conhecimento para a equipe do Ministério, de forma prática;
- Reuniões de trabalho semanais (uma reunião por semana de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos);
- Reunião gerencial para discussão dos resultados (uma reunião por mês de duas horas ou conforme demanda dos trabalhos).
FLUXO DE TRATAMENTO
Classificação
Essa atividade consiste em interpretar os documentos e identificar o código de classificação que os representa, para que se consiga organizar os arranjos do acervo e dar celeridade ao processo de recuperação da informação.
Nessa fase, aplicamos os códigos de classificação das áreas meio e fim, no acervo do Ministério.
Ordenação
A atividade tem como objetivo realizar o agrupamento da documentação utilizando a classificação realizada previamente e o ano. A documentação foi separada de acordo com a finalidade, ou seja, documentos de área meio ou área fim. Após a primeira separação, agrupou-se a documentação de acordo com o código e ano, e é nesse momento que é separada a documentação permanente da que será eliminada.
Acondicionamento
Guarda dos documentos em local adequado, visando à sua preservação e posterior acesso.
Indexação
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, a indexação é o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
Indexação
Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística, a indexação é o processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
Listagem:
Listagem de eliminação: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a ELIMINAÇÃO.
Listagem de recolhimento: Relação de documentos que já cumpriram os prazos estabelecidos na fase corrente e intermediária, e tem como destinação a GUARDA PERMANENTE.
REGISTROS DO TRATAMENTO
RELATÓRIOS SEMANAIS COMPILADOS
