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Subetapa 2.3
Coleta de Dados
DESCRIÇÃO: A coleta de dados é etapa essencial do Diagnóstico, pois é neste momento da trajetória do fluxo de trabalho que a realidade arquivística é identificada. Portanto, é necessário seguir algumas premissas para dirimir possíveis erros e incongruências, tendo em vista que o controle de dados afetará a análise a ser realizada a posteriori. O sucesso da subetapa 2.5 (Resultados Finais - com a Elaboração do Relatório contendo o Diagnóstico da Situação Arquivística do Ministério) está atrelado ao bom planejamento e definição de todas as etapas que lhe antecedem.
PRAZO DA COLETA DE DADOS
O prazo de coleta de dados foi o recorte temporal no qual o Diagnóstico amparou sua análise, que no caso das unidades do Ministério durou 52 dias, (de 19/04 a 10/06). Foi importante ter clareza sobre esse período, pois a realidade ministerial se altera de forma célere e o Diagnóstico precisa apresentar “uma fotografia” da realidade, ou seja, uma imagem estática da realidade encontrada naquele momento específico. Assim foram realizados planejamentos plausíveis, os quais, inclusive, anteciparam e projetaram soluções demandadas, tais como a da Representação na Região Norte - RENORT.
PERFIL DA APLICAÇÃO DA COLETA DE DADOS
A coleta de dados no Ministério ocorreu na modalidade híbrida, ou seja, agrupou procedimentos remotos (questionário e entrevistas online) e presenciais, para as unidades que possuíam acervo físico (em papel). Essa modalidade pode trazer benefícios aos envolvidos no Projeto, já que, além do aspecto da prevenção da saúde (COVID), proporcionou uma melhor otimização dos recursos humanos e temporais disponíveis sem perda da qualidade dos dados coletados.
Todas as entrevistas online realizadas estão disponíveis nos links abaixo:
Reunião 1 - 19/04/2022
Entrevista com a Divisão de Cadastro e Acompanhamento Funcional - DCAF
Reunião 2 - 27/04/2022
Entrevista com a Coordenação-Geral de Supervisão das Representações Regionais - CGSRR
Reunião 4 - 03/05/2022
Entrevista com a Coordenação-Geral de Prestação de Contas de Convênios e Tomada de Contas Especial - CGPC
Reunião 7 - 13/05/2022
Entrevista com o Serviço de Protocolo da Coordenação de Documentação e Informação - Protocolo/CDOC
Reunião 8 - 17/05/2022
Entrevista com o Departamento de Instrumentos Financeiros e Inovação - DEIFI
Reunião 10 - 19/05/2022
Entrevista com a Coordenação-Geral de Gestão de Pessoas - CGGP
Reunião 11 - 19/05/2022
Entrevista com o Gabinete da Secretaria Nacional de Proteção e Defesa Civil - GAB/SEDEC
Reunião 12 - 23/05/2022
Entrevista com a Coordenação de Procedimentos Administrativos - CPA
Reunião 13 - 23/05/2022
Entrevista com a Coordenação Geral de Projetos do Setor Público - CGPub
Reunião 16 - 25/05/2022
Entrevista com a Coordenação-Geral de Saneamento Integrado, Resíduo e Drenagem - CGSI
Reunião 18 - 27/05/2022
Entrevista com a Coordenação Geral de Projetos de Água e Esgoto - CGAE
Reunião 19 - 30/05/2022
Entrevista com a Representação na Região Sul - RESUL
Reunião 21 - 08/06/2022
Entrevista com a Divisão de Apoio Administrativo da Secretaria Executiva
Reunião 22 - 08/06/2022
Entrevista com o Gabinete Secretaria Nacional de Saneamento - GAB/SNS
Reunião 23 - 10/06/2022
Entrevista com o Gabinete da Secretaria Nacional de Mobilidade e Desenvolvimento Regional e Urbano - GAB/SMDRU
Reunião 24 - 10/06/2022
Entrevista com a Coordenação-Geral de Obras e Fiscalização em Recife - CGOF
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