Sobre a DDI
A Divisão de Documentação e Informação (DDI) da Coordenação-Geral de Suporte Logístico da Diretoria de Administração da Secretaria de Coordenação Estrutural e Gestão Corporativa da Secretaria-Executiva do Ministério do Desenvolvimento Regional é responsável pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos.
A DDI é responsável pela administração do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), tanto no que se refere à parametrização e atualizações, quanto ao que tange o cadastro dos usuários (internos e externos) e unidades.
Além disso, a Coordenação é responsável pelos serviços de protocolo e pelas atividades de arquivo. Cabe à DDI assegurar que as diretrizes da gestão documental sejam cumpridas, assim como a adequação das condições de armazenamento e recuperação dos documentos.
Outra importante responsabilidade da DDI é a sua atuação junto a Sub Comissão do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) no MCID/MIDR e de suas vinculadas. Nesse sentido, exerce as competências de Órgão Setorial desse importante Sistema que, entre elas, está a implementação e coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seus seccionais, conforme previsto Art. 5º do Decreto nº4.915/2003.
Equipe
Conheça aqui as servidoras do Ministério responsáveis diretas pela elaboração, aprovação e acompanhamento do Projeto de Pesquisa com a UnB.
Lucélia Alves de Aguiar
Coordenadora da DDI/MCID/MIDR
Arquivista e responsável técnica pela aprovação das entregas do projeto de pesquisa.
Camila Carvalho Côrte
Arquivista da DDI/MCID/MIDR
Arquivista e responsável técnica pelo acompanhamento das etapas do projeto e tratativas com os coordenadores e técnicos da UnB.
Priscila Muniz Franco
Assistente da DDI/MCID/MIDR
Assistente administrativa responsável pelo apoio técnico e acompanhamento das demandas administrativas do projeto de pesquisa.
E-mail institucional da DDI: arquivo@mdr.gov.br
Principais Ações realizadas em 2022/2023 pela DDI
Elaboração do Diagnóstico da Situação Arquivística: instrumento que permitiu conhecer a realidade dos documentos e informações do MIDR. Ao todo foram pesquisados e entrevistados 47 setores, resultando em um BI Arquivístico, contendo diversos dados estruturados, os quais estão servindo para embasar as tomadas de decisões atuais e futuras da Diretoria de Administração - DA.
Identificação e registro de um impressionante e valioso acervo de 70.713 caixas-arquivo (documentos em papel) e 3.142.782 documentos digitais (Sistema Eletrônico de Informações - SEI).
Criação do Arquivo Central do MIDR com estrutura (espaço físico climatizado, com iluminação adequada, segurança e ventilação) para proteção e preservação de 45.000 caixas arquivos, no Bloco U do Complexo da Agência Nacional de Águas e Saneamento Básico (ANA).
Transferência de documentos dos Setores e centralização de 54.129 caixas-arquivos na Divisão de Documentação e Informação - DDI/DA, no espaço preparado no Bloco U (Complexo da ANA).
Elaboração do Código de Classificação de Documentos - CCD: (em fase de teste e aprovação) instrumento que estabelece um padrão único para os Setores do MIDR organizar e categorizar seus documentos, facilitando seu armazenamento, recuperação e gerenciamento.
Elaboração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - TTDD: (em fase de teste e aprovação) instrumento que estabelece os prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente) de forma legal a cada documento produzido pelo MIDR, evitando o acúmulo desnecessário e otimizando os espaços físicos e digitais.
Classificação, ordenação, indexação, acondicionamento e armazenamento correto de 63% dos documentos físicos (em papel) do MIDR, de um total de aproximadamente 47.000 (quarenta e sete mil) caixas-arquivo, previstas para tratamento na parceria com a Universidade de Brasília.
Elaboração de solução tecnológica para indexação arquivística e acesso ao acervo físico (em papel) tratado, permitindo a criação de metadados para recuperar os documentos de forma oportuna e precisa. Os documentos indexados têm sido recuperados em questão de minutos, situação bem distinta da realidade anterior, a qual apontava para uma média de três dias para encontrar o documento, ou até, a não localização do item buscado, em alguns casos.
Transferência dos documentos armazenados em prédio alugado da Renort (no Pará) para Brasília, gerando uma economia anual de mais de 1 milhão de reais para o MIDR.
Atuação e reversão situacional do acervo físico (em papel) de 2 Setores identificados como de “alto risco” de sinistro ou de perda informacional.
Identificação, separação e orientação quanto às medidas a serem adotadas para destinação de uma pequena parcela do acervo de 1 Setor que se encontrava em estado avançado de degradação, evitando que a documentação contaminada prejudicasse o restante do acervo. A destinação do acervo ainda depende de decisão da CPAD.
Evolução do nível de maturidade de gestão, preservação e acesso dos documentos, elevando o MIDR do nível 1 (abaixo do padrão), para o nível 2 (em desenvolvimento).
Elaboração de Listagens de Eliminação de Documentos.
