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25/10/2024 - Última leva das documentações do Bloco E para o Arquivo Central!
Entre os dias 17/10/2024 e 25/10/2024, a equipe da UnB recebeu aproximadamente 6.006 caixas provenientes do bloco E, que compõem o acervo da Secretaria Nacional de Segurança Hídrica (SNSH). Com o tratamento, espera-se uma redução considerável desse volume de documentação, que será integrada às demais caixas da SNSH já processadas no projeto. Posteriormente, todo o material será devolvido ao acervo do bloco E, devidamente classificado, ordenado e indexado.
16/10/2024 - Visita ao Bloco E na Esplanada dos Ministérios
Com a recente ampliação de espaço no Arquivo Central do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional (MIDR), devido a eliminação dos documentos, a equipe da Universidade de Brasília (UnB) realizou uma visita técnica ao acervo da Secretaria Nacional de Segurança Hídrica (SNSH) para medir e catalogar documentos armazenados no Bloco E do ministério. A ação teve como objetivo confirmar a transferência desses materiais para a UnB, onde passarão por um processo de organização e digitalização, facilitando o acesso e preservação do acervo.
02/10/2024 - Iniciada a coleta e descarte das documentações do MIDR
Nesta última quarta-feira, as equipes do MIDR e da UnB realizaram a eliminação das documentações previstas no Edital de Ciência de Eliminação Documental nº/2024. Foram devidamente eliminadas mais de 5.000 caixas-arquivo, correspondentes a 767 metros lineares de documentação passível de descarte, visando liberar espaço para o armazenamento e tratamento de documentos pendentes de outras unidades do MIDR.
Esse marco importante garantiu o descarte consciente de documentos que já cumpriram sua função administrativa.
30/08/2024 - Após assinatura do ministro, o edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº01/2024 é publicado!
Como resultado do trabalho realizado nos meses de julho e agosto, comunicamos que as listagens de eliminação de documentos do MIDR foram avaliadas e aprovadas pelas autoridades competentes.
A Divisão de Documentação e Informação do MIDR procederá à eliminação de 5.367 caixas-arquivo, correspondentes a 766,78 metros lineares.
A publicação oficial encontra-se no Diário Oficial da União, edição de 30/08/2024, Seção 3, página 146.
01/07/2024 - Início da elaboração das primeiras listagens de eliminação
A equipe da Universidade de Brasília (UnB) iniciou a elaboração das Listagens de Eliminação de Documentos (LED) relativas às atividades-meio da documentação do MIDR.
A elaboração da LED tem como base a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, aprovada pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020. Essa etapa é fundamental no tratamento, pois visa assegurar a preservação da documentação de caráter permanente, além de permitir o descarte adequado da documentação desprovida de valor histórico, administrativo, legal e fiscal.
Em razão das inovações tecnológicas que a Universidade oferece ao Ministério, as listagens são geradas automaticamente pelo sistema de indexação utilizado no tratamento do acervo do órgão.
Reforma do Bloco V é concluída e caixas da RENORT são transferidas para novo espaço!
A reforma do Bloco V foi concluída em 11/06/2024, e o espaço será utilizado para o armazenamento das caixas contendo documentos da Representação na Região Norte (RENORT). A transferência para um ambiente adequado como o Bloco V traz diversas vantagens, dentre as quais: maior proteção dos documentos contra umidade e variações de temperatura, que poderiam comprometer sua preservação; e, um armazenamento mais organizado, facilitando o acesso e a consulta ao acervo.
Essa mudança marca um avanço significativo para a gestão de documentos do Ministério, garantindo que o acervo seja preservado em melhores condições e reforça o compromisso do órgão com sua documentação.
20/05/2024 - Retorno das atividades da equipe da Universidade de Brasília
É com grande satisfação que comunicamos o retorno da equipe da Universidade de Brasília para dar início a uma fase complementar no tratamento do acervo do Ministério da Integração e do Desenvolvimento Regional e do Ministério das Cidades. O reinício dos trabalhos foi possível em razão da assinatura de um novo Termo Aditivo ao Termo de Execução Descentralizada (TED) de nº 3/2021. O objetivo deste Aditivo é tratar 27.000 caixas-arquivo, o que demandará um significativo esforço pela frente. Nesta data, a equipe de gestão acolheu os novos bolsistas e apresentou os planos de trabalho.
27/03/2024 - Início da Realização das Oficinas de Capacitação em Gestão Documental
Professores Renato e Rogério lideraram com sucesso o Aulão de Capacitação em Gestão Documental, destacando a crucial importância da gestão de documentos e a teoria da classificação. Os participantes foram imersos em conceitos e práticas essenciais para organizar e otimizar o fluxo de informações, garantindo eficiência e conformidade. Com instruções especializadas e interativas, as oficinas proporcionaram aos presentes ferramentas valiosas para aprimorar suas habilidades e elevar o padrão de gestão documental em suas respectivas áreas de atuação.
Além do aulão ministrado pelos Professores Renato e Rogério, outras capacitações em Gestão de Documentos estão em andamento nas unidades finalísticas. Essas sessões são conduzidas pela equipe de capacitação composta por Rejane, Laila e Isabele. Juntas, essas profissionais estão empenhadas em disseminar conhecimento e práticas eficazes de gestão documental, contribuindo para a excelência operacional em todas as áreas da organização. Essa abordagem abrangente e colaborativa visa fortalecer as habilidades de todos os envolvidos, promovendo uma cultura organizacional voltada para a eficiência e a qualidade na gestão de documentos
25.03.2024 - CONCLUSÃO DAS INDEXAÇÕES
É com alegria que declaramos o encerramento das indexações. O número alcançado foi de 27.089 caixas indexadas até encerramento do projeto. Nossos esforços agora serão para fazer os ajustes finais e colagem dos espelhos definitivos.
Conclusão do tratamento nas caixas da RENORT
É com grande satisfação que se anuncia a conclusão do extenso e desafiador projeto de tratamento do acervo da RENORT. A conclusão deste projeto marca um momento significativo, refletindo o esforço árduo e a dedicação incansável da equipe da Universidade de Brasília em conjunto com o MIDR. Ao lado, são apresentados os principais dados e resultados alcançados durante o projeto, que não apenas destacam as realizações, mas também fornecem insights valiosos para futuras iniciativas de preservação documental.
28.08.2023 - REGISTROS DA 2ª REUNIÃO DA CPAD DO MIDR
No dia 28.08.2023 às 15h, a CPAD do MIDR se reuniu para avaliar os danos e formar posicionamento quanto a correta destinação dos documentos mofados da SNSH que estão armazenados no Arquivo Central do Ministério. Os resultados da análise serão consolidados em um relatório a ser encaminhado ao Arquivo Nacional.
25.08.2023 - AVANÇO NO TRATAMENTO DAS CAIXAS DA RENORT
O tramento das caixas da RENORT se encontra em fase bem avançada, até a data da presente matéria (29.082023), a equipe de bolsistas da Universidade de Brasília que atua no MIDR, está atuando juntamente a equipe do Aditivo (RENORT). Já foram classificadas 8.290 e indexadas 5.323 caixas. Durante esse processo de tratamento já foram descartadas sumariamente 230 caixas de cópias, onde continham vias repetidas de anexos.
A previsão é que todo o tratamento da documentação referente à RENORT seja concluído até o final de outubro. Após essa etapa, a equipe direcionará seus esforços para as caixas do MIDR, que estão armazenadas nos arqiovos deslizantes do Arquivo Central (Bloco U).
05.06.2023 - TRATAMENTO EMERGENCIAL DAS CAIXAS DA RENORT A TODO VAPOR!
É com muito entusiasmo que anunciamos o início das atividades do tratamento documental, nas caixas vindas da RENORT, resultante do Termo Aditivo nº01/2023 , firmado entre o MIDR e a UNB, com vigência até maio/2024.
03.04.2023 - Recebimento das caixas da RENORT
No dia 03/04 chegaram as caixas vindas da RENORT (Representação da Região Norte). A transferência das caixas de Belém-PA para Brasília-DF ocorreu devido à necessidade de realizar os procedimentos de gestão arquivística de documentos naquelas.
O transporte das caixas foi realizado em dois caminhões. Considerando o peso das 11.650 (onze mil, seiscentas e cinquenta) caixas, a longa distância e as condições desfavoráveis das estradas, os veículos apresentaram algumas dificuldades durante o percurso, resultando na substituição de uma das carretas, a qual armazenava a maior quantidade de caixas. O procedimento impactou na previsão de chegada dos documentos a Brasília, em cerca de uma semana.
Aproximadamente 4.500 caixas foram armazenadas no Arquivo Central do MIDR (Bloco U) e, as restantes, em um montante próximo de 7.200 unidades, foram armazenadas no galpão do patrimônio (Bloco V).
Ao serem recebidas as caixas da RENORT, as equipes do MIDR e da UnB, realizaram um diagnóstico geral da situação do acervo, identificando a presença de alta umidade nas caixas, e de mofo em parcela da documentação. Ressalta-se que as caixas foram armazenadas de forma provisória e sem as devidas condições, especialmente de temperatura e umidade, situação que pode prejudicar a cartonagem e consequentemente a integridade dos documentos.
Diante do exposto, as equipes acordaram pela adoção de algumas medidas, visando conter a proliferação de fungos e demais agentes nocivos ao acervo e à saúde humana. Dentre as medidas adotadas, estão: isolamento da área mais afetada para conter o odor e eventual contaminação de todo o ambiente; instalação de equipamentos para controle do ambiente (desumidificador e ionizador); funcionamento do ar-condicionado na função “dry”; além de monitoramento constante do acervo.
26.12.2022 - Montagem dos deslizantes concluída
No dia 26/12/2022 foi finalizada a montagem dos arquivos deslizantes e concluída a devolução das caixas do Ministério do Desenvolvimento Regional, do Ministério da Integração Nacional e do Ministério das Cidades, as quais estavam sob guarda da Empresa OTC.
Durante o período de montagem dos deslizantes e devolução das caixas, a UnB promoveu atividades de alinhamento e capacitação dos bolsistas, destacando-se: desenvolvimento de estudos dos Códigos de Classificação de Documentos do Ministério das Cidades e do Ministério da Integração Nacional; alinhamento de temas diversos com a equipe do Diagnóstico e de Instrumentos de Gestão; análise, revisão e padronização de informações contidas no banco de dados para aprimoramento da indexação.
11.11.2022 - A Reforma do Arquivo Central do MDR está na reta final
As reformas para melhorias das instalações do Arquivo Central do MDR estão na reta final. O Arquivo, localizado no Bloco U do Complexo da Agência Nacional de Águas - ANA, está recebendo os arquivos deslizantes padronizados, o que permitirá o correto armazenamento de mais de 35.000 caixas-arquivo.
Outras melhorias já foram implementadas, tais como adequações de portas e janelas, separação das áreas de armazenamento de documentos das áreas trabalho e do público, sempre seguindo as Recomendações do Arquivo Nacional para esse tipo de instalação.
A expectativa é que tudo esteja concluído até o final do mês de novembro desse ano.
26.07.2022 - Apresentação dos resultados do Diagnóstico
Data da capacitação: 26-07-2022
O dia 26 de julho, foi marcado pela apresentação dos resultados do Diagnóstico da situação arquivística do Ministério do Desenvolvimento Regional (MDR).
Os resultados foram apresentados pela equipe de pesquisadores da Universidade de Brasília (UnB), com o apoio dos professores Rogério Júnior e Renato Sousa.
15.06.2022 - Início das atividades de INDEXAÇÃO
15.06.2022 - UnB e CDOC capacitam servidores da RENORT para organização e transferência de documentos
Data da capacitação: 15-06-2022
O dia 15 de junho foi marcado por evento de suma importância para os objetivos da gestão documental do Ministério do Desenvolvimento Regional (MDR). Em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), a Coordenação de Documentação e Informação (CDOC) promoveu capacitação dos servidores do Arquivo da Unidade Descentralizada da Representação na Região Norte (RENORT), visando a transferência de um rico acervo arquivístico para o Arquivo Central da CDOC, em Brasília. A capacitação abordou temas como a distinção entre atividades meio e finalística do MDR, com identificação de casos práticos, bem como com orientação específica sobre os procedimentos para preparação do acervo de forma técnica para posterior transferência.
Confira a situação do arquivo da RENORT clicando aqui.
O dia 15 de junho foi marcado por evento de suma importância para os objetivos da gestão documental do Ministério do Desenvolvimento Regional (MDR). Em parceria com a Universidade de Brasília (UnB), a Coordenação de Documentação e Informação (CDOC) promoveu capacitação dos servidores do Arquivo da Unidade Descentralizada da Representação na Região Norte (RENORT), visando a transferência de um rico acervo arquivístico para o Arquivo Central da CDOC, em Brasília. A capacitação abordou temas como a distinção entre atividades meio e finalística do MDR, com identificação de casos práticos, bem como com orientação específica sobre os procedimentos para preparação do acervo de forma técnica para posterior transferência.
Confira a situação do arquivo da RENORT clicando aqui.
REGISTROS FOTOGRÁFICOS DA REUNIÃO DE CAPACITAÇÃO COM A RNORT
UnB dá início a elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos do Ministério da Integração
Em atualização...
19.04.2022 - As entrevistas com os Setores do MDR para complementação dos dados do Diagnóstico iniciaram a todo vapor
Foram iniciadas ontem, dia 19/04/2022, as entrevistas com as diversas Unidades do MDR selecionadas para elaboração do Diagnóstico da Situação Arquivística. Tais entrevistas servirão para complementar os dados já levantados por meio de formulários disponibilizados previamente aos Setores, bem como, para possibilitar um diálogo mais direto com as áreas na identificação dos seus problemas e das possíveis soluções, visando o aprimoramento de seus modelos de gestão, preservação e acesso aos documentos e informações.
A primeira Unidade entrevistada foi a Divisão de Cadastro e Acompanhamento Funcional, da Coordenação de Gestão Funcional, que contou com a participação da Servidora Lílian A. Veloso Cardoso, Chefe da Divisão. Até o final deste mês e início de maio estão previstas mais de 20 entrevistas.
Clique aqui para ter acesso a todas as entrevistas realizadas com os setores.
A primeira Unidade entrevistada foi a Divisão de Cadastro e Acompanhamento Funcional, da Coordenação de Gestão Funcional, que contou com a participação da Servidora Lílian A. Veloso Cardoso, Chefe da Divisão. Até o final deste mês e início de maio estão previstas mais de 20 entrevistas.
Clique aqui para ter acesso a todas as entrevistas realizadas com os setores.
Coleta de dados e entrevista com a Servidora Lílian A. Veloso Cardoso, Chefe da Divisão de Cadastro e Acompanhamento Funcional.
Data da Entrevista: 19/04/2022
Clique aqui para acessar o vídeo dessa entrevista.
07.04.2022 - Reunião Inaugural do Diagnóstico da Situação Arquivística das Unidades do MDR
No último dia 07/04/2022 foi realizada uma grande reunião online para inauguração de uma importante Etapa do Projeto de Pesquisa UnB/MDR, o Diagnóstico da Situação Arquivística das Unidades Administrativas do Ministério - Etapa 2. Esse reunião, que contou com a participação de mais de 35 servidores e colaboradores dos Setores selecionados do Ministério, serviu para uma apresentação geral do Projeto, das equipes e dos papéis e responsabilidades de cada envolvido nesse grupo de trabalho.
Participaram da reunião o Diretor de Administração, Romeu Mendes do Carmo e a Coordenadora Geral de Suporte Logístico, Cleidiane Maria dos Santos Damasio.
Clique aqui para acessar o vídeo dessa importante reunião inaugural.
Participaram da reunião o Diretor de Administração, Romeu Mendes do Carmo e a Coordenadora Geral de Suporte Logístico, Cleidiane Maria dos Santos Damasio.
Clique aqui para acessar o vídeo dessa importante reunião inaugural.
14.03.2022 - Início da Etapa de Organização Técnica do Acervo Documental do MDR
Foi iniciada no 14/03/2022, a Etapa 5 Projeto de Pesquisa UnB/MDR. Trata-se da organização técnica de uma amostra considerável do passivo documental do MDR, que compreende aproximadamente 35.000 (trinta e cinco mil) caixas-arquivo ou 5.000 M/L (cinco mil metros lineares) de documentos em suporte papel. Ao todo, a etapa contará com 21 estudantes da Universidade de Brasília - UnB que ficarão responsáveis por classificar, organizar e disponibilizar o acesso aos documentos que remontam toda trajetória do atual Ministério do Desenvolvimento Regional e dos órgãos que o antecederam.
REGISTROS FOTOGRÁFICOS DA APRENSENTAÇÃO DE ABERTURA DO PROJETO
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