• Constituição Federal de 1988, que assegura o direito de acesso à informação (Art. 5º, inciso XVI) e determina que é obrigação do Estado a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem (Art. 16,  § 2º).

• Lei n° 8.159/1991 - Lei de Arquivos Públicos, que em seu Art. 1° explicita que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

• Lei Complementar nº 131/2009 - Lei da Transparência, que determina a disponibilização, em tempo real, de informações sobre a execução orçamentária e financeira da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, o que incluí a divulgação de determinadas informações ou documentos.

• Lei nº 12.527/2011 - Lei de Acesso à Informação - LAI, que estabelece que é dever do Estado garantir o acesso a informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.

• Lei nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados- LGPD, exigem que órgãos públicos protejam a privacidade dos indivíduos, incluindo a maneira como coletam, armazenam, usam e compartilham dados pessoais.

Esse arcabouço legal têm o objetivo comum de garantir que os órgãos públicos mantenham a integridade, autenticidade, confidencialidade e acessibilidade de seus documentos, para que possam ser usados como evidência confiável, proteger os direitos dos cidadãos, garantir a transparência e a responsabilização, e preservar o patrimônio cultural.

Nesse sentido, o Catálogo de Serviços disponibilizado abaixo ratifica o compromisso institucional da DDI tanto com as leis, como pela busca contínua do aprimoramento no atendimento aos seus usuários (cidadãos, servidores e colaboradores do Ministério). Busca-se, assim, divulgar os padrões que os usuários poderão esperar nas nossas iniciativas de produção racional de documentos, disponibilização de rápido acesso às informações para tomada de decisão e garantia de direitos, bem como para manutenção (armazenamento seguro dos documentos) pelos prazos estabelecidos em lei e para a preservação da memória do Ministério. 

A não realização dos serviços e atividades de gestão, preservação e acesso aos documentos e informações de arquivo pode ter vários impactos negativos para um órgão público. Alguns dos principais impactos incluem:

• Ineficiência operacional: A falta de organização e classificação adequadas dos documentos pode levar a uma perda de eficiência no fluxo de trabalho. A recuperação de informações relevantes pode se tornar demorada e difícil, resultando em atrasos nos processos e nas tomadas de decisão.

• Perda de informações: A ausência de um sistema de gestão, preservação e acesso aos documentos e informações de arquivo pode levar à perda ou deterioração de documentos importantes. Isso pode resultar na falta de dados essenciais para a prestação de serviços públicos, tomada de decisões e cumprimento de obrigações legais.

• Risco de não conformidade: Os órgãos públicos estão sujeitos a regulamentações e leis relacionadas à gestão, preservação e acesso aos documentos e informações de arquivo. A não realização desses serviços pode levar a violações de requisitos legais e regulatórios, resultando em sanções, multas ou processos legais.

• Falta de transparência: A gestão, preservação e acesso inadequado aos documentos e informações de arquivo pode afetar a transparência e a prestação de contas do órgão público. A falta de acesso adequado à informação pode gerar desconfiança por parte do público e prejudicar a imagem e reputação do órgão.

• Riscos de segurança da informação: A não realização de atividades de gestão, preservação e acesso aos documentos e informações de arquivo pode aumentar os riscos de segurança da informação. Documentos sensíveis podem ficar expostos a acessos não autorizados, o que pode resultar em vazamento de dados e comprometimento da privacidade dos cidadãos.

• Dificuldades na auditoria e prestação de contas: A falta de documentos e informações organizadas e acessíveis dificulta a realização de auditorias internas e externas. Além disso, a prestação de contas adequada pode ser comprometida devido à falta de rastreabilidade e documentação apropriada.

• Custos adicionais: A falta de gestão adequada de documentos e informações de arquivo pode levar a custos adicionais no futuro. Por exemplo, a recuperação de documentos perdidos ou danificados pode exigir recursos financeiros significativos. Além disso, a não conformidade com requisitos legais pode resultar em multas ou penalidades financeiras.

Portanto, torna-se crucial que o Ministério reconheça a importância da realização adequada dos serviços elencados acima, a fim de evitar esses impactos negativos e garantir uma administração eficiente e transparente.