Políticas e Normas

A Elaboração de Políticas e Normas Arquivísticas é uma atividade exercida pela Divisão de Documentação e Informação - DDI. O objetivo do serviço é dotar o Ministério de padrões mínimos para garantir a correta produção, gestão, preservação e acesso aos diversos documentos e informações do MIDR, respeitando e cumprindo as legislações vigentes e assegurando a integridade,  autenticidade e acessibilidade das informações ao longo do tempo.

O serviço abrange a identificação das necessidades arquivísticas do Ministério, a pesquisa das melhores práticas e legislações vigentes, a redação das diretrizes, a revisão por arquivistas, a implementação e divulgação dessas políticas e normas para garantir sua adesão e eficácia em todo MIDR. 

Glossário














Beneficiado(s) e Interessado(s)

No contexto do MIDR, a elaboração de políticas e normas arquivísticas possui um conjunto distinto de beneficiados e interessados ​​no gerenciamento eficaz de documentos e informações. São eles:




Analistas e Pesquisadores de Informação: Que utilizam os documentos para análises, relatórios e pesquisas internas.

Status do Serviço

Os status dos serviços são utilizados para definir o estágio ou situação em que os mesmos se encontram na atualidade no Ministério, sendo categorizados em "Realiza", "Realiza Parcialmente" ou "Não Realiza". Esta informação reflete a atual capacidade, prioridade ou investimentos disponíveis para prestação desses serviços.


Etapas da Elaboração de Polìticas e Normas Arquivísticas 

A “Elaboração de Políticas e Normas Arquivísticas” é composta das seguintes etapas: 


   1. Diagnóstico Inicial:

    2. Consulta aos Stakeholders:

    3. Pesquisa e Benchmarking:

     4. Elaboração do Rascunho das Políticas e Normas:

     5. Revisão e Ajustes:

      6. Validação e Aprovação:

       7. Implementação:

      8. Monitoramento e Avaliação:

      9. Revisão e Atualização:

      10. Feedback contínuo:

Necessidade 

A necessidade dos serviços prestados pela DDI pode estar ligada as demandas internas do próprio Ministério (necessidade interna), que produz diariamente um expressivo volume de documentos para as suas mais diversas atividades, ou por questões legais, quando o Ministério é obrigado a agir, por meio, da sua unidade técnica de arquivo para garantir a correta gestão, preservação e acesso aos documentos.


Prazo de Elaboração

O prazo ideal para atendimento do serviço de elaboração de políticas e normas arquivísticas pode variar significativamente de acordo com diversos fatores, como os recursos disponíveis e a situação atual das práticas arquivísticas da organização.

Em uma estimativa aproximada, levando em conta as configurações das Unidades de Arquivo nos Ministérios, esta média pode variar de 6 a 8 meses para concluir todo o processo de elaboração e implementação de políticas e normas arquivísticas. 

Orientações Gerais

Como Solicitar a Elaboração de Políticas e Normas

Responsável(is)

Forma de Mensuração do Serviço

A mensuração dos serviços prestados pela DDI é feita por meio de indicadores de desempenho. Esses indicadores são métricas quantitativas ou qualitativas que permitem avaliar e monitorar o desempenho do setor de arquivo em relação aos seus objetivos e metas.

Indicador utilizado: Políticas e Normas elaboradas ou revisadas no ano.

Relacionamento com Objetivos Estratégicos do Ministério

O alinhamento dos serviços de arquivos prestados pela DDI com os objetivos estratégicos do MIDR é de extrema importância. Isso ocorre porque os serviços de arquivos têm um papel fundamental na contribuição para o alcance dos objetivos e metas estabelecidos pelos órgãos públicos, tais como: 

Esse relacionamento fortalece a governança e contribui para o sucesso geral do Ministério.

Relacionado ao(s) Objetivo(s) Estratégico(s) 2020-2023: 

Acompanhe os Processos de Elaboração de Políticas e Normas da DDI 

Legislação Arquivística 

As legislações arquivísticas que especificam que as unidades técnicas de arquivo de órgãos e entidades devem elaborar políticas e normas de arquivo para seus órgãos são: