Políticas e Normas
A Elaboração de Políticas e Normas Arquivísticas é uma atividade exercida pela Divisão de Documentação e Informação - DDI. O objetivo do serviço é dotar o Ministério de padrões mínimos para garantir a correta produção, gestão, preservação e acesso aos diversos documentos e informações do MIDR, respeitando e cumprindo as legislações vigentes e assegurando a integridade, autenticidade e acessibilidade das informações ao longo do tempo.
O serviço abrange a identificação das necessidades arquivísticas do Ministério, a pesquisa das melhores práticas e legislações vigentes, a redação das diretrizes, a revisão por arquivistas, a implementação e divulgação dessas políticas e normas para garantir sua adesão e eficácia em todo MIDR.
Glossário
Acesso: Direito ou meio pelo qual se pode consultar, visualizar ou recuperar documentos e informações armazenados em um arquivo. Em contextos de arquivamento público, refere-se também à capacidade do público de consultar documentos oficiais, respeitando as restrições de privacidade, sigilo ou legislações pertinentes.
Arquivística: Ciência que estuda a natureza dos arquivos e as teorias, métodos e técnicas a serem observadas na produção, organização, guarda e utilização de documentos de arquivo.
Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
Classificação: Processo de organização de documentos de acordo com um esquema ou plano padrão.
Conservação: Conjunto de medidas e ações referentes à proteção física de documentos, visando prolongar sua vida útil.
Diretrizes: Orientações gerais que definem um curso de ação a ser seguido.
Gestão de Documentos: Atividades técnicas relacionadas à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e protetora, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Integridade: Característica de um documento que está completo e não foi alterado de forma não autorizada.
Memória Institucional: Conjunto de informações relacionadas à história e atividades de uma organização, preservadas em documentos e registros.
Normas: Regras ou padrões estabelecidos para guiar ações ou processos específicos.
Políticas: Declarações formais que orientam decisões e ações em uma organização.
Preservação: Conjunto de medidas e ações para garantir a proteção e prolongamento da vida útil dos documentos de arquivo, contra qualquer tipo de dano ou reclamação.
Temporalidade: Determinação dos prazos em que os documentos devem ser mantidos em arquivos correntes e intermediários, bem como a sua destinação final, eliminação ou guarda permanente.
Transparência: Princípio pelo qual as organizações garantem o acesso à informação, permitindo que o público compreenda suas atividades e decisões.
Beneficiado(s) e Interessado(s)
No contexto do MIDR, a elaboração de políticas e normas arquivísticas possui um conjunto distinto de beneficiados e interessados no gerenciamento eficaz de documentos e informações. São eles:
O Próprio Ministério (Unidades e Setores):
Alta Administração: Líderes e decisores que necessitam que as informações estejam corretamente arquivadas, acessíveis e preservadas para tomadas de decisão diárias e para garantir a transparência.
Unidades Operacionais: Cada setor ou departamento que gera ou utiliza documentos em suas atividades administrativas, como finanças, recursos humanos, comunicação, entre outros.
Unidades Técnicas ou Especializadas: Setores que têm necessidades específicas de documentos, como pesquisa e desenvolvimento, planejamento e projetos especiais.
Servidores e Colaboradores:
Servidores Efetivos: Que processam, gerenciam ou consultam documentos regularmente em suas atividades profissionais.
Colaboradores Temporários ou Terceirizados: Que podem gerar ou necessitar de acesso a documentos durante o período de sua colaboração.
Novos Servidores: Que se beneficiam de um sistema arquivístico bem controlado para se integrar mais rapidamente e entender a estrutura, funcionamento e as ações do Ministério.
Divisão de Documentação e Informação:
Arquivistas e Gestores de Documentos: Profissionais responsáveis pela gestão direta dos documentos, que se beneficiam de políticas claras para guiar seu trabalho.
Especialistas em TI: Que gerenciam o Sistema Eletrônico de Informações - SEI e precisam entender as políticas para configurar sistemas integrados.
Analistas e Pesquisadores de Informação: Que utilizam os documentos para análises, relatórios e pesquisas internas.
Equipe de Acesso à Informação: Responsáveis por atender demandas internas e externas, garantindo que o acesso à informação seja feito de acordo com as políticas de acesso.
Status do Serviço
Os status dos serviços são utilizados para definir o estágio ou situação em que os mesmos se encontram na atualidade no Ministério, sendo categorizados em "Realiza", "Realiza Parcialmente" ou "Não Realiza". Esta informação reflete a atual capacidade, prioridade ou investimentos disponíveis para prestação desses serviços.
Status da "Assistência Técnica": "Não Realiza"
Etapas da Elaboração de Polìticas e Normas Arquivísticas
A “Elaboração de Políticas e Normas Arquivísticas” é composta das seguintes etapas:
1. Diagnóstico Inicial:
Avaliação do atual sistema de gestão, preservação e acesso aos documentos do MIDR.
Identificação de lacunas, desafios e áreas de melhoria.
2. Consulta aos Stakeholders:
Engajamento de unidades, setores, servidores e outras partes interessadas para compreender suas necessidades e expectativas.
Coleta de feedbacks sobre práticas atuais e sugestões para melhorias.
3. Pesquisa e Benchmarking:
Estudo das melhores práticas no campo arquivístico.
Análise de políticas e normas de outras instituições semelhantes.
Consideração das legislações e regulamentações vigentes.
4. Elaboração do Rascunho das Políticas e Normas:
Desenvolvimento de um documento preliminar com base nos dados coletados nas etapas anteriores.
Definição de princípios, objetivos, responsabilidades e procedimentos.
5. Revisão e Ajustes:
Submissão do rascunho a especialistas internos e/ou externos para análise crítica.
Incorporação de feedbacks e realização de ajustes conforme necessário.
6. Validação e Aprovação:
Apresentação das políticas e normas propostas aos tomadores de decisão para aprovação.
Realização de ajustes finais, se necessário.
7. Implementação:
Divulgação das políticas e normas aprovadas para todos os stakeholders.
Realização de treinamentos e workshops para garantir a compreensão e adoção das novas diretrizes.
Adaptação ou implementação de sistemas e ferramentas que suportem as novas políticas e normas.
8. Monitoramento e Avaliação:
Estabelecimento de decisão para monitorar a adesão e eficácia das políticas e normas.
Realização de auditorias ou revisões periódicas.
9. Revisão e Atualização:
Com base no feedback e nas mudanças no ambiente organizacional, tecnológico ou regulatório, as políticas e normas são periodicamente revisadas e atualizadas.
10. Feedback contínuo:
Estabelecimento de canais para receber feedback contínuo dos usuários e partes interessadas, garantindo que as políticas e normas respeitadas e eficazes.
Necessidade
A necessidade dos serviços prestados pela DDI pode estar ligada as demandas internas do próprio Ministério (necessidade interna), que produz diariamente um expressivo volume de documentos para as suas mais diversas atividades, ou por questões legais, quando o Ministério é obrigado a agir, por meio, da sua unidade técnica de arquivo para garantir a correta gestão, preservação e acesso aos documentos.
Necessidade da "Assistência Técnica": Necessidade Legal / Interna
Prazo de Elaboração
O prazo ideal para atendimento do serviço de elaboração de políticas e normas arquivísticas pode variar significativamente de acordo com diversos fatores, como os recursos disponíveis e a situação atual das práticas arquivísticas da organização.
Em uma estimativa aproximada, levando em conta as configurações das Unidades de Arquivo nos Ministérios, esta média pode variar de 6 a 8 meses para concluir todo o processo de elaboração e implementação de políticas e normas arquivísticas.
Orientações Gerais
Como Solicitar a Elaboração de Políticas e Normas
Responsável(is)
Forma de Mensuração do Serviço
A mensuração dos serviços prestados pela DDI é feita por meio de indicadores de desempenho. Esses indicadores são métricas quantitativas ou qualitativas que permitem avaliar e monitorar o desempenho do setor de arquivo em relação aos seus objetivos e metas.
Indicador utilizado: Políticas e Normas elaboradas ou revisadas no ano.
Relacionamento com Objetivos Estratégicos do Ministério
O alinhamento dos serviços de arquivos prestados pela DDI com os objetivos estratégicos do MIDR é de extrema importância. Isso ocorre porque os serviços de arquivos têm um papel fundamental na contribuição para o alcance dos objetivos e metas estabelecidos pelos órgãos públicos, tais como:
Apoio para a tomada de decisões;
Transparência na prestação de contas;
Preservação da Memória Institucional;
Eficiência da Gestão Informacional;
Suporte à prestação de Serviços Públicos; e
Conformidade Legal e Regulatória.
Esse relacionamento fortalece a governança e contribui para o sucesso geral do Ministério.
Relacionado ao(s) Objetivo(s) Estratégico(s) 2020-2023:
Acompanhe os Processos de Elaboração de Políticas e Normas da DDI
Tabela de processos: Elaboração e Revisão de Políticas e Normas.
Legislação Arquivística
As legislações arquivísticas que especificam que as unidades técnicas de arquivo de órgãos e entidades devem elaborar políticas e normas de arquivo para seus órgãos são:
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991: Esta lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece que os órgãos e entidades devem elaborar políticas e normas de arquivo para a gestão adequada dos documentos.
Resoluções do CONARQ: O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, é responsável por definir a política nacional de arquivos. Suas normas e orientações para a gestão documental, incluí que os órgãos integrantes do SIGA (Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos) deverão elaborar normas e políticas internas para seus órgãos.
O SIGA é um sistema utilizado pelo governo federal brasileiro para gerenciar os documentos arquivísticos dos órgãos e entidades públicas. De acordo com o Manual do Usuário do SIGA, as unidades de arquivo devem elaborar normas e políticas internas para orientar a gestão documental e arquivística dos órgãos aos quais estão vinculadas.