Glossário

O glossário é uma lista alfabética em que se apresenta a definição de termos pouco conhecidos, termos técnicos de um âmbito do conhecimento, arcaicos, peregrinos ou dialetais, assim como em um dicionário. Seu propósito é elucidar o significado de expressões específicas ou obscuras utilizadas em uma obra. Este glossário tem como propósito sumarizar e apresentar as definições dos termos gerais e específicos citados, como em um glossário técnico, que explica termos técnicos utilizados por profissionais de uma área específica.

Objetivos Específicos:

Esses objetivos ajudam a garantir que o texto seja compreendido corretamente por todos os leitores, independentemente de seu conhecimento prévio sobre o assunto.

Benefícios do Glossário:

A

Adaptabilidade

Capacidade de se adaptar a novos cenários ou transformações.  

Acervo

1. Totalidade dos documentos conservados num arquivo. 2. Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Ver Arquivo

Ver também Documento, Entidade Produtora, Entidade Custodiadora

Acesso aos Documentos

1. Possibilidade de consulta a documentos. 2. Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização de serviços educativos, de referência e divulgação.

Ver Consulta 

Ver também Documento, Instrumentos de Pesquisa

Acondicionamento

Ato ou efeito de guardar e embalar documentos de forma apropriada à sua preservação, acesso e manuseio.

Ver Preservação de Documentos

Acumulação

Reunião de documentos produzidos e/ou recebidos no curso das atividades de uma entidade coletiva, pessoa física, jurídica, ou família. 

Adaptabilidade

Capacidade de se adaptar a novos cenários ou transformações.  

Aquisição

escrever sobre

Armazenamento

Ato de preservar ou guardar, que compreende a retenção de objetos, dados, informações ou recursos de algum modo, assegurando que sejam recuperados ou usados quando necessário, este pode ser físico (como depósitos para bens) ou digital (como dados em nuvem ou local). 

Ver Preservação de Documentos

Arranjo

1. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam a organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido. 2. Ordenamento físico dos documentos visando torná-los inteligíveis e utilizáveis, realizado com base em sua classificação e em princípios e métodos específicos. 

Ver Classificação

Ver também Plano de Classificação, Ordenação

Arquivamento

1. Conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos. 2. Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. 3. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua tramitação.

Ver Guarda de Documentos

Arquivístico

Relativo a arquivos ou arquivologia, a ciência que estuda a organização, função e uso de arquivos, relaciona-se com a ciência da informação, sendo fundamental para a gestão da informação.  

Ver Função Arquivística

Arquivo

1. Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 2. Conjunto de documentos independente da natureza dos suportes, acumulados por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no desempenho de suas atividades. 3. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e utilização de arquivos.

Ver Suporte

Ver também Custódia, Conservação

Arquivo Administrativo 

Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício de atividades meio¹ de uma instituição. 

¹ Ver Atividade-Meio

Arquivo Central

Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento, também chamado arquivo geral. 

Arquivo Corrente

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete sua administração.

Ver Valor Primário

Ver também Consulta

Arquivo Digital

Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.

Arquivo Histórico

Ver Arquivo Permanente

Arquivo Intermediário

Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação. 

Ver Destinação

Arquivo Permanente

Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo, em função de seu valor secundário, também chamado arquivo histórico.

Ver Valor secundário

Arquivo Privado

1. Arquivo produzido por instituição pública no exercício de suas funções, independente de seu âmbito de ação e do sistema de governo do país. 2. Arquivo integrante da administração pública.

Ver Função

Arquivo Público

1. Arquivo produzido por pessoa física ou jurídica de direito privado. 2. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.

Atividade-Fim

Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição, também chamada atividade finalística.

Atividade-Meio

A atividade que dá apoio à consecução das atividades-fim de uma instituição, também chamada atividade mantenedora.

Avaliação

1. Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. 2. Processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação, seja para eliminação ou para guarda permanente. O instrumento² resultante da avaliação é a Tabela de Temporalidade de Documentos³.

²Ver Prazo de Guarda

³Ver também Destinação, Eliminação, Guarda Permanente, Instrumentos de Pesquisa, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

B

Base de Dados

Coleção de informações interrelacionadas armazenadas em um sistema informático, sendo utilizada para armazenar e organizar dados, facilitando a gestão e o acesso aos mesmos. 

C

Capacitação

Ação de tornar alguém apto para uma atividade especializada, através de ensino e conhecimento, envolvendo preparação para o desenvolvimento de habilidades que geram crescimento profissional.

Classe

Cada divisão que compõe um sistema de classificação. 

Ver Classificação

Classificação

Código de Classificação de Documentos

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

Órgão técnico encarregado pela análise, avaliação e seleção de documentos em sua área de atuação, formado por um grupo multidisciplinar responsável pela elaboração do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos. 

Ver Avaliação

Ver também Instrumentos de Pesquisa, Código de Classificação de Documentos, Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Confiabilidade


1. Compreende autenticidade, consistência, integridade e precisão de informações, dados, e também produtos e serviços, assim como, incentiva decisões responsáveis, garantindo precisão e veracidade nos resultados. 2. Credibilidade de um documento arquivístico enquanto uma afirmação do fato, em que este pode sustentar o fato ao qual se refere, e é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua criação. 

Conservação

Consulta

Busca direta ou indireta de informações que possibilita à sociedade, população e usuários internos ou externos, por exemplo, o acesso aos documentos de arquivo armazenados.

Ver Acesso aos Documentos

Contexto

1. Ambiente em que ocorre a ação registrada no documento, assim, na análise do contexto de um documento arquivístico, o foco deixa de ser o documento em si, e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja, seu contexto documental. 2. Refere-se ao código de classificação, guias, índices e outros instrumentos que situam o documento dentro do conjunto a que pertence, ou seja, ao fundo.

Ver Instrumentos de Pesquisa

Ver também Código de Classificação de Documentos, Guia, Índice, Fundo

Custódia

Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

Ver Guarda de Documentos