CONSTRUÇÃO DO MODELO
Subetapa 2.2
Construção do Modelo de Diagnóstico
DESCRIÇÃO: A segunda subetapa do estudo diz respeito a concepção geral e refinamento do modelo de diagnóstico da situação arquivística, que será centrado nas necessidades levantadas na subetapa anterior (Delimitação do Escopo). O objetivo é propor um modelo (metodologia, estratégia e ferramenta) de diagnóstico estruturado com base nos preceitos e necessidades da gestão, preservação e acesso aos documentos do Ministério.
A partir dos procedimentos da pesquisa bibliográfica, aliado a identificação conjunta (DDI/UnB) das necessidades arquivísticas do Ministério é possível reunir subsídios que embasarão a estruturação e descrição desse modelo de diagnóstico.
APROFUNDANDO O CONHECIMENTO:
Há a tendência de auferir-se melhores resultados utilizando-se modelos de processos para o desdobramento das atividades envolvidas na realização do diagnóstico. Saeed e Wang (2013) defendem que os modelos devem ser baseados nos seguintes critérios:
a) A natureza do modelo de diagnóstico deve ser compreensível e não excessivamente complexa;
b) O modelo de diagnóstico deve ser adequado à organização sob avaliação. Ser abrangente, mas simples o suficiente para cobrir questões centrais de análise;
c) O modelo deve primar pela coleta, compilação e exposição de dados durante o diagnóstico.
Um dos modelos mais utilizados para realização do diagnóstico Arquivístico é a entrevista estruturada. A entrevista estruturada, a qual é um dos instrumentos de pesquisa aplicados tanto em método quantitativo quanto qualitativo, há a opção de se construir um questionário estruturado, o qual é caracterizado por possuir um roteiro fixo, que delimita o caminho no qual o participante deverá percorrer ao responder às questões.
Após a definição do objetivo (1), da amostra e do perfil de aplicação (2) realizados na subetapa 2.1 (escopo), há, então, a etapa de elaboração do instrumento de coleta de dados, que, no âmbito desta proposta, significa a construção de um questionário de Diagnóstico.
O questionário seguirá as 7 premissas listadas abaixo:
1 - Autoaplicável
Será definido em conjunto ao CDOC/MDR quais partes do questionário, o se ele todo, será enviado aos respondentes (setores e unidades administrativas) para que esses possam responder sozinhos. Para isso o questionário será dotado de elementos audiovisuais, infográficos, imagens, explicações de conceitos e termos e outras possibilidades didáticas, como por exemplo, o envio do roteiro de questões e/ou de um manual com instruções para o preenchimento. É importante pensar em estratégias que auxiliem os respondentes a entregarem as melhores respostas possíveis, tendo em vista que é a partir das respostas que o Diagnóstico será analisado e entregue.
2 - Aplicado pela equipe do diagnóstico
O questionário, para casos específicos a serem identificados, será aplicado pela Equipe do Diagnóstico, a qual, inclusive, domina os termos técnicos. O questionário aplicado pela equipe do Diagnóstico, permite a observação e coleta de pontos não contemplados pelo questionário e, além disso, a aplicação presencial proporciona, por meio do vínculo criado na entrevista entre o aplicador e o respondente, uma maior garantia da identificação da realidade arquivística, tendo em vista que durante a entrevista, o aplicador pode explicar os objetivos das questões, tirar dúvidas e conduzir a conversa para obter mais informações relevantes.
Será utilizado esse mecanismo direto, a pedido do MDR, nas unidades administrativas identificadas como sensíveis ou mais "problemáticas" (potenciais riscos ao acervo documental).
3 - Escolha coerente dos temas e tipos de perguntas
A partir da compreensão do objetivo e tipo do diagnóstico será possível escolher os temas a serem abordados no questionário, bem como os tipos de perguntas, que poderão ser abertas (pede que o respondente dê feedback com as próprias palavras) ou fechadas (é formada por opções de resposta já preenchidas para o respondente escolher).
No que concerne à estrutura do questionário, há a sugestão da utilização de seções de questões, as quais são as grandes categorias de tema. Como exemplo, pode haver uma primeira Seção, identificada como A ou 1, que é a categoria de identificação, com questões sobre a identificação do respondente e da unidade, podendo ser transcrita da seguinte forma “Seção A: Identificação”, assim as seções podem seguir a ordem numérica ou alfabética, sendo que esta divisão do escopo em seções e/ou categorias deverá seguir uma sequência lógica e encadeada, partindo do geral para o específico.
Ao final de cada seção/categoria de questões disponibilizar um espaço para que os respondentes do Diagnóstico registrem observações ou outras informações relevantes. Dessa forma, é possível obter detalhes e dados que acrescentam ao contexto de análise. Há a possibilidade de definição de perguntas obrigatórias, ou seja, aquelas que os respondentes não podem se furtar de respondê-las.
O critério de escolha dependerá da equipe que está construindo o questionário. As questões obrigatórias são mais facilmente cumpridas no formulário online, o qual possui configurações que impossibilitam o envio das respostas, caso as questões obrigatórias não tenham sido respondidas.
4 - Análise do perfil dos respondentes
É preciso identificar, com o apoio do CDOC/MDR, o perfil das pessoas que responderão ao questionário, ou seja, se possuem minimamente conhecimento sobre termos técnicos arquivísticos, entre outras características. Este ponto definirá a complexidade e a linguagem utilizada no questionário.
5 - Escolha do perfil de aplicação
Definir com o CDOC/MDR se o instrumento será aplicado de forma remota ou presencial, isto implicará em como as questões serão transcritas.
6 - Meio de aplicação do questionário
É preciso definir o meio de aplicação do instrumento, se será impresso, em formato online ou em formato Word. Essa decisão interfere na estruturação e análise da base de dados do Diagnóstico.
7 - Viabilidade
O questionário precisa ser viável e adequado, em todas as suas características, para o contexto disponível para a coleta de dados.
A UTILIZAÇÃO DE FERRAMENTA DE QUALIDADE NO DIAGNÓSTICO DO MINISTÉRIO
A proposta de Diagnóstico da Situação Arquivística do Ministério se baseará nas modernas pesquisas sobre os diversos temas definidos no escopo (subetapa 2.1). Contará também com utilização de ferramenta de qualidade para identificação dos principais gargalos existentes e das ações necessárias para aumento da eficiência e elevação do nível de maturidade da gestão de documentos do Ministério.
Análise SWOT
A palavra SWOT é construída das palavras strenghts, weakness, opportuinities e threats, que descrevem os pontos fortes e fracos de uma organização, tanto em ambiente interno como externo, servindo como uma ferramenta para elaboração do diagnóstico e também para uma visualização mais ampla e geral da situação documental e arquivística do Ministério.
A análise SWOT é uma “fotografia” das ocorrências nos ambientes organizacionais, daí a sua consideração de forças e fraquezas intrínsecas à organização, coletadas no ambiente interno e de oportunidades e ameaças extrínsecas à organização, coletadas no ambiente externo.
Forças ou pontos fortes: são como características internas que propiciam, se reforçadas, amplas condições para a organização cumprir sua missão e atingir seus objetivos;
Fraquezas ou pontos fracos: são debilidades intrínsecas à organização que impõem obstáculos no cumprimento da missão e dos objetivos pré-estabelecidos;
Oportunidades: são condições ambientais externas que, se aproveitadas, podem ajudar a organização a cumprir com efetividade sua missão e os seus objetivos; e
Ameaças: são condições ambientais que impedem o cumprimento da missão e dos objetivos organizacionais (ARAÚJO JÚNIOR, 2005).
Etapas de aplicação da análise SWOT, segundo Araújo Júnior (2005):
Etapa 1: estabelecer instrumento de coleta de dados a ser aplicado no ambiente interno da organização. Um questionário ou técnicas de prospecção, tal como Brainstorming podem ser usadas para montar uma lista de forças e fraquezas, identificadas entre os gestores posicionados estrategicamente na organização. De posse desta lista, passa-se a justificar, com argumentos claros e convincentes, cada uma das forças e fraquezas identificadas, além de selecionar as mais significativas, consolidando assim, a análise do ambiente interno;
Etapa 2: formação de uma lista de oportunidades e ameaças devidamente justificadas com argumentos claros e convincentes, deve ser o objetivo desta etapa. A lista deve passar por um julgamento criterioso, onde repetições e possíveis incongruências serão eliminadas, concluindo o trabalho de análise do ambiente externo;
Etapa 3: dispor, por ordem de prioridade, as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças mais influentes no cumprimento da missão e dos objetivos da organização em uma matriz. Este procedimento tem por finalidade dar um panorama geral do resultado da sondagem ambiental e permitir o julgamento correto dos gestores quanto aos acontecimentos da situação atual da organização.
Etapa 4: julgamento dos gestores dos itens ambientais coligidos na matriz SWOT. Este julgamento vai ensejar a elaboração de um relatório de diagnóstico situacional que deverá embasar as decisões estratégicas a serem tomadas na sequência. Esta etapa consolida todo o trabalho realizado a partir da técnica, para “fotografar” a situação atual da organização, fornecendo conhecimento das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que irão subsidiar as decisões quanto à avaliação e à escolha da estratégia para a elaboração e implementação do planejamento estratégico.
Segundo Oliveira (2018), as estratégias a serem selecionadas devem ser consideradas da seguinte maneira:
Sobrevivência: adoção de ações que exijam o mínimo esforço possível para a sobrevivência de um processo, área ou de uma organização. Os investimentos são na medida certa para a sobrevida dos sistemas dada grande quantidade de pontos fracos e ameaças dos meios ambientes;
Manutenção: adoção de ações que mantenham o nível de atividade e desempenho de um processo, área ou de uma organização. Os investimentos devem ser mantidos, a fim de equilibrar a predominância de forças e fraquezas;
Crescimento: adoção de ações de incremento do desempenho de um processo, área ou organização. Os investimentos devem ser realizados de maneira a ampliar a quantidade superior de oportunidades que predominam na ambiência externa; e
Desenvolvimento: implementação de ações de melhoria do desempenho de processos, áreas ou organizações, para realizar investimentos de ampliação da sua vantagem, já que, nesse caso, há a predominância.
