Compreende a identificação, coleta e análise de todos os documentos escritos, internos e externos do Ministério referente aos assuntos tratados. Exemplos: diagnósticos anteriores, inventários de documentos, mapeamentos dos acervos documentais dos setores de trabalho, normas, instruções, rotinas, relatórios e estudos arquivísticos do MDR e outros documentos análogos, assim como bibliografia especializada;

Os tipos representam as categorias de informações sobre a realidade arquivística que o Diagnóstico pretende alcançar. Assim, este é o momento de compreender quais os objetivos do Diagnóstico. São exemplificados, a seguir, alguns dos principais tipos já realizados pela equipe de pesquisadores da UnB em diferentes projetos e contextos:

• Diagnóstico Arquivístico dos Documentos Analógicos;

• Diagnóstico Arquivístico dos Documentos Digitais;

• Diagnóstico Arquivístico dos Sistemas de Negócio;

• Diagnóstico de Levantamentos de Insumos e Necessidades para Descrição Arquivística; 

• Diagnóstico da(s) Unidade(s) com Atribuições de Arquivo e das Atividades Arquivísticas;

• Diagnóstico de Identificação de Lacunas na Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos. 

Dado esses parâmetros ao MDR, há a possibilidade de se pensar em outros objetivos, o que comporia outros tipos (focos) do Diagnóstico. Ademais, é válido ressaltar que os tipos podem compor, juntos, um mesmo Diagnóstico Arquivístico, assim como no exemplo citado no parágrafo acima (Diagnóstico de Identificação de Lacunas na Gestão, Preservação e Acesso aos Documentos).

A etapa de identificação do universo analisado e a definição da amostra são importantes passos para a estruturação do fluxo de trabalho do Diagnóstico. Dessa forma, entende-se que a identificação do universo consiste em, primeiramente, escolher entre duas opções: 

1ª opção: Universo de análise é entendido como todas as unidades administrativas da instituição, as quais, potencialmente, são produtoras, recebedoras e/ou custodiadoras de documentos arquivísticos, ou seja, todas as unidades administrativas e a unidade de arquivo. Pode-se entender que este universo olha para fora e para dentro do arquivo; 

2ª Opção: Universo de análise ser entendido como as unidades de arquivo, custodiadoras e gestoras do arquivo da instituição, as quais são os setores responsáveis pela guarda e gestão arquivística. Pode-se entender que este universo olha somente para dentro do arquivo, ou seja, não analisa a realidade das unidades administrativas. 

A partir da escolha do universo, é necessário identificá-lo, ou seja, obter a listagem de unidades que participarão da análise do Diagnóstico, inclusive, constando a quantidade (Conheça a relação dos Setores/Unidades Administrativas selecionados para entrevistas e visitas entrevistas).

A partir desta identificação será possível definir a amostra de análise. Dificilmente o Diagnóstico consegue alcançar todo o universo, tendo em vista que, para a obtenção de um resultado estratégico, o Diagnóstico precisa ter um limite de tempo específico, de preferência mais curto, para que os resultados analisados e apresentados ainda sejam dirimidos e solucionados em tempo hábil. Além disso, a análise de todo o universo pode depender de uma ampliação de recursos de tempo e de disponibilidade da equipe envolvida. 

No âmbito desta proposta, o perfil de um Diagnóstico é definido a partir das características da coleta de dados, ou seja, a forma de aplicação. A definição do perfil de um Diagnóstico perpassa por fatores como: o tipo de Diagnóstico escolhido, o tamanho do escopo, os recursos humanos disponíveis para os trabalhos, os prazos propostos para o cumprimento da coleta, a aplicação em unidades descentralizadas, entre outros. Somente com a definição do perfil do Diagnóstico será possível desenvolver um instrumento de coleta adequado para a realidade a ser analisada. 

Os 3 perfis de Diagnóstico são:

• O Presencial, quando a coleta de dados acontece presencialmente, ou seja, a coleta é realizada diretamente com os colaboradores das unidades e nos acervos. 

• O Perfil Remoto se caracteriza pela aplicação do instrumento de coleta de dados por meio de uma ferramenta tecnológica, ou seja, não há visita ao acervo e nem contato presencial com os colaboradores. 

• O Perfil Híbrido de Diagnóstico se caracteriza por mesclarem os dois outros perfis, deste modo, a aplicação acontecerá primordialmente de forma remota, porém, podendo haver visitas aos colaboradores e aos acervos, a partir de critérios de prioridades de unidades, caso seja necessário.