Ao analisar as funções arquivísticas elencadas por Rousseau e Couture (1998), Santos (2013) considera o que ele chama de “diagnóstico da situação arquivística da instituição” como etapa anterior a qualquer uma das funções do arquivista. O autor defende que:

O diagnóstico da situação arquivística, ao mesmo tempo em que precede as funções arquivísticas, perpassa todas elas. Afinal, contempla levantamentos quanto aos métodos existentes na instituição no que se refere à produção, avaliação, aquisição, conservação, classificação, descrição e difusão do acervo arquivístico. (SANTOS, 2013, p. 182).

Entendemos que a referência ao “diagnóstico da situação arquivística da instituição” que Santos (2013) faz é baseada na proposta canadense da “análise das necessidades”. Na obra de Rousseau e Couture (1998) a “análise das necessidades” foi considerada um instrumento de gestão, mas o entendimento posterior - em Couture et al. (2003) - é de que o instrumento de gestão seria somente uma parte da análise (o relatório de análise), na qual se apresentam os dados coletados e o resumo da situação dos arquivos em dado momento. Em Couture et al. (2003) as funções da Arquivologia foram detalhadas por diferentes autores. Os autores entendiam, então, que as funções eram as seguintes: análise das necessidades, criação, avaliação, aquisição (entrada de documentos), classificação, descrição e indexação, difusão e preservação de arquivos.

Como forma de complementar do diagnóstico da situação arquivística a pesquisa deve se apropriar do modelo que dá suporte ao diagnóstico situacional que é chamado de monitoramento ambiental e se dá no âmbito da análise do ambiente interno e externo à organização, conforme os conceitos básicos a seguir:

•  A análise ambiental é conceituada como a prática de rastrear as mudanças no ambiente que possam afetar uma organização.

• O monitoramento ambiental é a atividade gerencial de aprendizado sobre eventos e tendências no ambiente externo de uma organização (ARAÚJO JÚNIOR, 2005).

• Uma das propriedades do monitoramento ambiental é a capacidade de redução da incerteza e do risco

• A incerteza é a situação na qual os tomadores de decisão não dispõem de informações suficientes para ter clareza sobre as alternativas ou calcular o seu risco.

• A incerteza ambiental, dados os riscos para a organização, deve ser alvo constante de ações para sua redução (ARAÚJO JÚNIOR, 2005). 

• Risco é a situação em que há a possibilidade de mudanças e de fracassos e que independe da vontade de quem toma decisões.

• O risco é o estado que existe quando a probabilidade de sucesso é menor que 100%, ou seja, representa o grau de incerteza que o administrador assume no processo decisório, sem ter garantias plenas de sucesso (ARAÚJO JÚNIOR, 2005).

Por meio do diagnóstico estratégico a instituição ou a unidade espera:

• Conhecer e melhor utilizar seus pontos fortes (diferenciação conseguida pela organização que proporciona vantagem operacional no ambiente de competição);

• Conhecer e buscar eliminar ou no mínimo adequar seus pontos fracos (situação imprópria da organização que a deixa em desvantagem operacional no ambiente de competição);

• Conhecer e se beneficiar das oportunidades (força ambiental que pode favorecer a ação estratégica da organização, desde que conhecida e aproveitada no ambiente de competição); e

• Conhecer e evitar ameaças (força ambiental que se coloca como obstáculo a ação estratégica da organização, desde que evitada em tempo hábil no ambiente de competição).